CRM mínimo viable en Notion: base de datos de leads y pipeline

Por qué un CRM en Notion

Los CRM tradicionales como HubSpot o Salesforce son potentes, pero para un negocio pequeño o un consultor independiente, son un exceso. Pagas por funcionalidades que no usas, pasas horas configurando campos que no necesitas y terminas usando el 10% de lo que pagaste.

Notion resuelve esto: construyes exactamente lo que necesitas, nada más. Un CRM en Notion te da seguimiento de leads, pipeline de ventas e historial de interacciones, todo en una herramienta que probablemente ya usas.

Estructura de base de datos

Campos esenciales

Tu base de leads necesita estos campos mínimos:

• Nombre (título): el nombre del contacto o empresa
• Estado (select): las etapas de tu pipeline. Ejemplo: Nuevo, Contactado, En negociación, Cerrado ganado, Cerrado perdido
• Fuente (select): de dónde llegó. Ejemplo: Referido, Redes sociales, Web, Evento
• Valor estimado (número): cuánto vale este cliente potencial
• Próximo paso (texto): qué acción sigue
• Fecha de contacto (fecha): cuándo fue el último contacto
• Notas (texto largo): contexto de la conversación

Campos opcionales útiles

A medida que tu CRM crece, puedes agregar:

• Email y teléfono para datos de contacto
• Redes sociales para perfil del lead
• Tipo de servicio para saber qué les interesa
• Urgencia (select): Alta, Media, Baja

Vistas y filtros

Vista de pipeline kanban

La vista más útil para ventas. Agrupa por el campo Estado y ves tus leads moviéndose de izquierda a derecha. Sabes exactamente cuántos leads tienes en cada etapa y cuáles necesitan atención.

Vista de tabla con filtros

Para análisis más detallados. Filtra por fuente para saber qué canal genera más leads. Filtra por valor estimado para enfocarte en los prospectos más valiosos. Ordena por fecha de contacto para no perder el seguimiento.

Vista de calendario

Si tus ventas tienen fechas importantes (llamadas programadas, fechas de cierre), la vista de calendario te muestra qué viene cada día.

Automatización de seguimiento

Notion solo no te recordará que hagas seguimiento. Pero combinado con herramientas de automatización, puedes crear un sistema que te avise cuando un lead necesita atención.

Con n8n puedes:

• Enviar un correo de recordatorio cuando un lead lleva más de 7 días sin contacto
• Mover automáticamente a “Perdido” los leads que llevan más de 30 días en “En negociación” sin avances
• Crear una tarea en tu base de tareas cuando un lead cambia a “Contactado”
• Enviar una notificación a Telegram cuando un lead de alto valor entra al pipeline

Ejemplo de flujo básico

Trigger: Cada día a las 9:00 AM
  → Consultar base de leads en Notion
  → Filtrar leads con último contacto > 7 días y estado "En negociación"
  → Enviar recordatorio por correo: "Haz seguimiento a [nombre del lead]"
  → Registrar en bitácora

Rutina diaria

Un CRM solo es útil si lo usas. Establece una rutina de 10 minutos al día:

1. Revisa los leads nuevos que entraron
2. Actualiza el estado de los leads en conversación
3. Programa el próximo paso para cada lead activo
4. Identifica leads que necesitan seguimiento urgente

Esta rutina mantiene tu pipeline vivo y evita que los leads se enfríen.

Conclusión

Un CRM mínimo viable en Notion no reemplaza a Salesforce para una empresa de 200 vendedores. Pero para un consultor, freelancer o negocio pequeño, es más que suficiente. Te da visibilidad de tu pipeline, seguimiento de tus leads y control de tu proceso de ventas, sin pagar suscripciones costosas ni pasar horas aprendiendo software complejo.

Empieza con los campos esenciales, agrega complejidad cuando la necesites, y automatiza el seguimiento para no perder oportunidades. Tu flujo de ventas te lo agradecerá.